秘書は会社を支える縁の下の力持ち

「秘書」といえば、書類を脇に抱えて携帯電話で話しながら颯爽と歩いたり、スケジュールを開いて上司にその日の予定を報告する姿が一般的なイメージだと思います。何だかスマートでかっこいい仕事って感じがしますね。では、実際にはどんな仕事をしているのでしょうか。
 まず、秘書が活躍できる場は色々ありますが、一般企業が代表的だと思います。大学や短大を卒業して就職し、適性が認められれば秘書として働く事ができます。しかし新入社員をいきなり秘書としては採用しないところが多いのだそうです。それはやはり、秘書は企業のトップのそばで働くため、基本的なビジネスマナーや社会人として様々なスキルが求められるからだと思います。業務内容はもちろんの事、その会社の歴史や関係者の名前など、覚えなければならない事が沢山あるのです。
 社長など企業のトップたちは、毎日外部の方との接待や会議、出張が多く、その為のスケジュールの調整、管理をします。接待で利用するお店の予約や、飛行機などのチケットの手配もします。これを怠ると社長の業務に支障が出るだけではなく、会社としての資質も問われてしまうのです。その他にも来客への応対や、時には商談内容を素早くメモしたりも必要です。
 例えば、電話を取ったり、お茶を用意したり、資料を用意したり。そういう事を社長が自分でやらなければいけないとしたら、効率が良くないと思います。もし私が社長なら、雑務によって会社の経営を考える時間が減るのは困りますね。経営の事以外に余計な時間を使わなくてもいいように、社長の代わりに色々な業務を担う事は、秘書として大切な仕事ですし、裏方として会社を支える縁の下の力持ちといっても過言ではないと思います。社長の片腕となって仕事をこなす秘書は、私たちが思ってる以上に多忙な日々を送っているのです。


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